Automatisierte Lastenheft- & Ausschreibungsanalyse

Aus umfangreichen Ausschreibungs-PDFs werden in Minuten strukturierte Tabellen. Wir extrahieren die für Sie relevanten Positionen und Leistungsdaten automatisch – damit sich Ihr Vertrieb auf Auslegung und Angebot konzentriert.

Was ist die automatisierte Lastenheftanalyse?

Öffentliche Ausschreibungen und Leistungsverzeichnisse erreichen Sie als PDF – von wenigen Seiten bis zu mehreren hundert. Die automatisierte Lastenheftanalyse liest diese Dokumente aus, erkennt die relevanten Positionen und überführt die Leistungsdaten in ein bearbeitbares Tabellenformat.

Sie erkennt automatisch Positionen und die dazugehörigen Leistungsdaten – und blendet irrelevanten Fließtext aus.
Sie gleicht die Anforderungen mit Ihrem Leistungsspektrum ab und markiert, was für Sie relevant ist.
Sie gibt das Ergebnis als Excel- bzw. Tabellenformat aus – direkt weiterverarbeitbar für Ihr Angebot.

Die Lastenheftanalyse ist der Einstiegs-Baustein des SEF Service Pilot – Modul Überprüfung.

Wofür die automatisierte Lastenheftanalyse eingesetzt wird

Immer dann, wenn das Sichten und Vorsortieren umfangreicher Dokumente wertvolle Vertriebskapazität bindet.

Öffentliche Ausschreibungen (VOB / Vergaben)

Umfangreiche Leistungsverzeichnisse werden schnell auf die für Sie passenden Positionen reduziert.

Leistungsverzeichnisse & Lastenhefte

Auch bei mehreren hundert Seiten entsteht in kurzer Zeit ein Überblick über die relevanten Punkte.

Wiederkehrende Anfragen

Mehrfach eingehende oder ähnliche Dokumente werden konsistent und dublettenarm aufbereitet.

Vorbereitung der Angebotserstellung

Die extrahierten Daten lassen sich direkt in Ihre bestehende Angebots- bzw. ERP-Struktur übernehmen.

Unser Vorgehen

Ein schlanker Einstieg mit sofortigem Hebel – ohne teure Systemschnittstelle zu Beginn.

Prozess & Kriterien aufnehmen

Wir verstehen, welche Leistungsdaten für Sie relevant sind und wie Sie Positionen bewerten.

Prototyp an echten Dokumenten

Wir testen die Analyse an Ihren realen Ausschreibungen und schärfen die Logik gemeinsam nach.

Einführung & Ausbau

Die Analyse geht in den Alltag über – bei Bedarf später bis zur Anbindung an Ihre Systeme.

Wer profitiert davon

Vertriebsteams mit vielen Ausschreibungen

Wenn mehrere Mitarbeiter täglich Dokumente sichten und Positionen heraussuchen.

Hersteller mit breitem Produktportfolio

Wenn aus großen Leistungsverzeichnissen nur bestimmte Positionen zum Portfolio passen.

Unternehmen mit langen Durchlaufzeiten

Wenn eine komplexe Ausschreibung heute bis zu zwei Arbeitstage bindet.

Vom PDF zur bearbeitbaren Tabelle

Der Kern der Lösung: Ein Algorithmus erkennt die Struktur des Dokuments, extrahiert Positionen und Leistungsdaten und gibt sie in einem Format aus, mit dem Ihr Vertrieb direkt weiterarbeiten kann.

Positionen & Leistungsdaten erkennen

Merkmale wie Förderleistung, Druck oder Werkstoff werden je Position erfasst – reiner Fließtext wird ignoriert.

Als Tabelle ausgeben

Das Ergebnis steht als Excel- bzw. Tabellenformat bereit und lässt sich in Ihre Angebotsstruktur übernehmen.

Prüfung mit Augenmaß – der Mensch bleibt im Prozess

Die Analyse übernimmt die Fleißarbeit, nicht die fachliche Auslegung. Grenzfälle werden nicht automatisch ausgeschlossen, sondern für die Prüfung markiert.

Grenzfälle markieren statt ausschließen

Weicht eine Anforderung nur leicht ab, wird die Position zur manuellen Prüfung gekennzeichnet – so geht kein potenzieller Auftrag verloren.

Abgleich mit Ihrem Leistungsspektrum

Die Anforderungen werden mit Ihrem Portfolio und – bei Bedarf – mit früheren Angeboten abgeglichen.

Häufige Fragen zur automatisierten Lastenheftanalyse

Hier finden Sie Antworten auf typische Fragen. Wenn Ihre Frage nicht dabei ist, sprechen Sie uns gerne direkt an.

Bekommen wir das Ergebnis in Excel?

Ja. Die erkannten Positionen und Leistungsdaten werden als Excel- bzw. Tabellenformat ausgegeben und lassen sich direkt in Ihre Angebotsstruktur übernehmen.

Was passiert mit Grenzfällen?

Weicht eine Anforderung nur leicht ab, wird die Position zur manuellen Prüfung markiert, statt automatisch ausgeschlossen zu werden. So geht kein potenzieller Auftrag verloren.

Brauchen wir eine teure SAP-/ERP-Schnittstelle?

Nein. Der Einstieg funktioniert ohne tiefe Systemanbindung – Sie geben das PDF ein und erhalten die Tabelle. Eine spätere Anbindung ist optional.

Ersetzt die Analyse unsere Vertriebsmitarbeiter?

Nein. Sie übernimmt die Fleißarbeit der Vorsortierung, damit Ihr Team mehr Zeit für Auslegung, Angebot und Kundengespräch hat.

So läuft eine Zusammenarbeit

Von der ersten Idee bis zur finalen Umsetzung und Betreuung – wir stehen dir beratend zur Seite und entwickeln gemeinsam mit dir die passende digitale Lösung. Maßgeschneidert, transparent und immer auf deine Bedürfnisse abgestimmt.

1 Infogespräch

Beim ersten Kennenlernen entwickeln wir ein grundlegendes Verständnis, wie wir mit passenden Weblösungen dein Business auf das nächste Level bringen können.

2 Analyse

Nach einer detaillierten Analyse deiner Geschäftsabläufe und Kundeninteraktion schauen wir gemeinsam ob und wo noch Potenziale verborgen liegen.

3 Konzept

Auf Basis der Analyse erstellen wir in Absprache mit dir ein individuelles Lösungskonzept, dass auf dein Business, deine Kunden und deine Problemstellung zugeschnitten ist.

4 Umsetzung

Wir setzen die maßgeschneiderte Lösung in enger Zusammenarbeit mit dir um – damit sie genau deinen Anforderungen entspricht.

5 Betreuung

Nach dem Projekt begleiten wir dich natürlich sehr flexibel weiter und sind bei Problemen immer zu fairen Konditionen ansprechbar.

Was unsere Kunden sagen

Mit einem klaren Fokus auf den Erfolg unserer Kunden und einer engen Zusammenarbeit bringen wir Projekte auf den Punkt. Das Ergebnis? Zufriedene Kunden, die sowohl die Ergebnisse als auch den gemeinsamen Weg dorthin schätzen.

Renommierte Anwaltskanzlei für Familien- und Erbrecht

Die neue Firmen-Website für WHL haben wir mit ihnen von Grund auf konzeptioniert, designed und technisch umgesetzt.

Das Team von SEF Digital hat uns bei der Neugestaltung unserer Website sehr kompetent beraten. Wir wurden super an die Hand genommen. Das gesamte Team war immer für uns ansprechbar.

Isabelle Jung

Fachanwältin

Casmedia, Social-Media Agentur

Als wachsende und viel beschäftigte Agentur brauchte Casmedia schnell eine aktuelle Website ohne viel Zeit zu verlieren.

Bei SEF Digital hat mich vor allem die unkomplizierte und enge Zusammenarbeit begeistert, wodurch die Website eine super Qualität hat und alle Dinge abbildet, die uns wichtig sind.

Cassandra Andrusko

Gründerin

Größte und schnellstwachsende UGC-Plattform in Deutschland

Für Speekly haben wir die neue Landingpage umgesetzt, die in einigen Regionen die Conversion Rate verdoppelt hat.

Als schnellwachsendes Startup brauchen wir einen extrem flexiblen Partner. Mit SEF Digital konnten wir erfolgreich eine neue und gut konvertierende Version unserer Landing Page umsetzen.

Nico Schneider

Co-Founder

Automatisierte Lastenheft- & Ausschreibungs­analyse